Procedimento

P.EV.002

Solicitação de Missões Comerciais

Descritivo:

  1. A solicitação para realização de missões comerciais deve ser feita pelo formulário constante da Área do Associados do Site (F.EV.002).

  2. GIC analisa juntamente com o time internacional o cabimento e classifica a prioridade das propostas olhando para o instituto como um todo.

  3. FCT (GIC + Eventos, Financeiro, Internacional) analisa a viabilidade da solicitação quanto aos seguintes critérios:

    • data (colidência),

    • local

    • disponibilidade financeira, pessoal e operacional.

  4. Aprovada a realização da missão, o Responsável pelo País, deverá:

    • organizar, juntamente com o Superintendente e os Embaixadores Institucionais vinculados àquele país/região, a agenda da missão contendo:

      • dia e hora de partida e chegada

      • reuniões, encontros e atividades que acontecerão durante a missão

      • sugestão de hotéis ou regiões onde hospedar os membros da missão.

    • solicitar ao Diretor de Eventos as cotações referentes a:

      • passagem aérea

      • hospedagem

      • transporte terrestre (entre hotel e aeroporto e também os transportes locais durante a missão).

      • número mínimo de inscritos para que a missão seja economicamente viável

    • definir quais instituições terceiras serão convidadas como apoiadores ou co-realizadores da missão e fazer o devido convite.

    • solicitar à Secretaria do IBREI o desenvolvimento da arte de comunicação da missão, do formulário de inscrição na missão (T.EV.002), bem como a divulgação da mesma nos canais pertinentes.

  5. Atingido o número mínimo de inscritos, o Responsável pelo país deverá:

    • agendar os encontros, reuniões, eventos e visitas que ocorrerão durante a missão

    • definir quem representará oficialmente o IBREI durante a missão fazendo o acompanhamento da delegação.

    • agendar com o time do IBREI projetos o treinamento preliminar para os membros da missão

  6. Após a realização da missão, o Responsável pelo país deverá:

    • programar com o time do IBREI Projetos o atendimento pós-missão aos membros da delegação

    • enviar e-mail de agradecimento ao participantes com informações, contatos e o formulário de satisfação da missão (T.EV.004)

 

Observações: a Inscrição na missão está sujeita ao pagamento de uma taxa de valor estipulado pela diretoria de eventos. A taxa custeará as despesas de um ou mais representantes do IBREI oficialmente designados para acompanhar a missão. O restante será destinado ao caixa institucional.